Rick Knippers, Directeur
Flexitec verbetert efficiency met de digitale werkbon van All-CRM
Flexitec uit 's-Heerenberg is specialist in personen- en goederen liften en levert voor elke situatie een oplossing op maat.
Van laag tot hoog, van klein tot groot en van licht tot zwaar. Elk detail stemt men zorgvuldig af met de klant. Tot en met de besturing van poorten, deuren en afschermingen, die volledig in eigen huis worden ontwikkeld. Flexitec kenmerkt zich door korte lijnen, grote vakkennis en persoonlijke benadering.
Al jaren maakt Flexitec gebruik van SuperOffice CRM. 'In SuperOffice wordt alle communicatie, correspondentie en liftinformatie vastgelegd. Op deze wijze ondersteunt SuperOffice ons in het gehele verkoop, order en after-sales traject' , aldus een enthousiaste gebruiker Rick Knippers.
Tot voor kort hanteerden wij de zogenaamde "doordruk" papieren werkbon voor installatie- en reparatiewerkzaamheden. Deze werkbon werd vervolgens handmatig ingevoerd in SuperOffice CRM om vervolgens te kunnen factureren. Doordat monteurs veelal onderweg zijn en weinig op kantoor komen betekende dit dat werkbonnen laat werden verwerkt en gefactureerd. Ook ging er in de communicatie nogal eens wat mis omdat de bon slecht leesbaar was. Daarnaast hadden we geen actuele urenregistratie. Al met al een tijdrovend proces en niet erg professioneel.
Rick Knippers, Directeur
De Oplossing
"All-CRM is gecertificeerd partner van SuperOffice. Samen met All-CRM hebben we gezocht naar een passende oplossing om onze werkbonnen te automatiseren. We kozen voor Outsmart. Met de door All-CRM ontwikkelde module "Outsmart for SuperOffice" beschikken we nu over een volledige integratie tussen SuperOffice en Outsmart. Naast de klantdata worden ook onze liften automatisch meegenomen naar Outsmart. Door de koppeling tussen Outsmart en AccountView en tussen AccountView en SuperOffice wordt er snel gefactureerd, vergeten we geen bonnen en zien we alle informatie terug in SuperOffice."
De Resultaten
"Naast dat we beschikken over een actuele planning en urenregistratie, kunnen de monteurs op hun tablet direct een werkbon zien of aanmaken. Nadat de werkzaamheden zijn uitgevoerd wordt de bon digitaal ondertekend door de klant. De getekende bon wordt door de binnendienst gecontroleerd en er volgt automatisch een factuuropdracht in AccountView. Deze factuuropdracht wordt door de administratie gecontroleerd en verzonden naar de klant. De ondertekende werkbon wordt bovendien geautomatiseerd vanuit SuperOffice per email naar de klant gestuurd. Op deze wijze verliezen wij geen tijd, heeft de klant direct een overzicht van de uitgevoerde werkzaamheden, verbruikte materialen en vervolgacties. De snelheid waarmee werkbonnen nu worden verwerkt en gefactureerd levert ons tijd en geld op! We vergeten geen werkbonnen en slaan we de gegevens centraal op in SuperOffice, zo heeft iedereen zicht op wat er bij de klant gebeurd".